De automatische kilometerregistratie van TrackerSystem is opgezet volgens het RRS-normenkader voor ritregistratiesystemen. Zo voldoet de registratie aan de eisen die de Belastingdienst aan een sluitende rittenadministratie stelt en is zij fraudebestendig.
Volgens het RRS-normenkader
Onze registratie volgt de eisen van het normenkader voor ritregistratiesystemen: elke rit wordt automatisch en onwijzigbaar vastgelegd met datum, begin- en eindadres, kilometerstanden en het karakter van de rit (zakelijk of privé). Precies wat de Belastingdienst van een rittenregistratie verwacht.
Bijtelling voorkomen
Rijdt u minder dan 500 privékilometer per jaar in uw zakelijke auto? Dan hoeft u geen bijtelling te betalen. De Belastingdienst vraagt u wel dat aan te tonen. Een digitale kilometerregistratie is daarvoor het meest betrouwbare middel.
De gps-unit in het voertuig legt alle bewegingen vast. Op de beveiligde website worden die gegevens automatisch verwerkt en voorzien van de juiste adresgegevens. Het resultaat is een sluitende verantwoording, zonder dat u zelf iets hoeft bij te houden.
Loop geen onnodig risico
De Belastingdienst controleert kilometerregistraties steeds vaker en intensiever. Op een onvolledige of onjuiste registratie staat een verzuimboete, bovenop de alsnog verschuldigde bijtelling over maximaal vijf jaar. Reden genoeg om de registratie niet aan het toeval over te laten.
Meer weten over bijtelling?
In onze kennisbank vindt u achtergrondartikelen over bijtelling en belastingregels voor de zakelijke automobilist.
Zo werkt het in Portaal V4.0
Het portaal maakt per voertuig een complete rittenadministratie op basis van de gps-gegevens: elke rit met begin- en eindadres, tijd, afstand en kilometerstand.
- Per rit kiest u zakelijk of privé; de totalen herberekenen zichzelf
- Een kant-en-klaar Excel-rapport met de gegevens van bestuurder en werkgever
- U kiest de periode — dag, week, maand of vorige maand — en klikt op Genereer
- Automatisch inplannen: dagelijks of maandelijks in uw mailbox
- Ook onderweg: de kilometerregistratie zit in het portaal op uw telefoon
Ook zonder auto van de zaak: uw kilometervergoeding
Een rittenregistratie is niet alleen nuttig om bijtelling te voorkomen. Rijdt u zakelijke kilometers in uw eigen auto, dan is diezelfde registratie de onderbouwing van uw kilometervergoeding.
- Werknemers — een werkgever mag in 2026 tot € 0,25 per kilometer onbelast vergoeden, voor zakelijke ritten én woon-werkverkeer. Dat bedrag ging dit jaar omhoog van € 0,23, met terugwerkende kracht tot 1 januari.
- Ondernemers — rijdt u zakelijke kilometers in uw privéauto, dan brengt u per kilometer hetzelfde bedrag ten laste van de winst.
- Onderbouwing — bij een controle wilt u kunnen laten zien wélke ritten u heeft gedeclareerd. Een automatische registratie voorkomt schattingen achteraf.
Let op: die € 0,25 is het maximum dat onbelast vergoed mág worden, geen verplichting. Waar een medewerker recht op heeft, staat in de cao of de arbeidsvoorwaarden.
Meerdere bestuurders in één voertuig
Rijden er verschillende mensen in dezelfde bus of auto, dan moet duidelijk zijn wie welke rit heeft gereden. Met een RFID- of iButton-lezer in het voertuig meldt een bestuurder zich bij het instappen aan; vanaf dat moment komen de ritten op zijn naam te staan.
Dat scheelt discussie achteraf — over de rittenregistratie, maar net zo goed over een boete of schade. In het portaal draait u per periode een overzicht van alle bestuurderswissels uit. Zie Logboek RFID in de kennisbank.
Wat uw medewerkers ervan merken
Een kilometerregistratie legt vast waar een voertuig is geweest, en daarmee indirect waar een medewerker was. Dat mag, maar er horen afspraken bij. Wij adviseren onze klanten steevast hetzelfde:
- Vertel het vooraf. Leg uit wát u vastlegt en waarvoor u het gebruikt. Een registratie die als verrassing komt, levert weerstand op die zelden meer overgaat.
- Betrek de ondernemingsraad. Voor een systeem dat medewerkers volgt, is doorgaans instemming van de OR of personeelsvertegenwoordiging nodig.
- Beperk wie meekijkt. In het portaal geeft u per gebruiker rechten, zodat niet iedereen alles ziet.
- Privéritten blijven privé. Een rit die als privé is gemarkeerd, telt mee in het totaal maar hoeft in de fiscale verantwoording niet met adressen te worden gespecificeerd.
Hoe wij zelf met deze gegevens omgaan — en welke rol u als werkgever daarin heeft — leest u in onze privacyverklaring.
Koppelen aan uw eigen software
TrackerSystem is ingericht om gegevens veilig te ontsluiten naar uw boekhoud-, planning- of verloningssoftware en naar CRM- en ERP-systemen. Zo hoeft u gegevens niet twee keer in te voeren.
Veelgestelde vragen
Niet standaard. Maar rijdt u een auto van de zaak en wilt u geen bijtelling betalen, dan vraagt de Belastingdienst u aan te tonen dat u maximaal 500 privékilometers per jaar rijdt — en dat lukt in de praktijk alleen met een sluitende rittenregistratie.
De datum, de begin- en eindkilometerstand, het begin- en eindadres, de gereden route wanneer die afwijkt van de gebruikelijke, en het karakter van de rit (zakelijk of privé). Ons portaal legt dit allemaal automatisch vast.
Ja. Het karakter van de rit past u achteraf aan en de totalen rekenen automatisch mee. De ritgegevens zelf — tijden, adressen en kilometerstanden — liggen onwijzigbaar vast.
Ja. U kiest een vast ingebouwde tracker of een OBD-tracker die u zelf in vijf seconden plaatst. Het werkt in personenauto’s, bestelauto’s en elektrische auto’s.
Met één klik genereert u het fiscale Excel-rapport over een dag, week of maand — of u laat het automatisch maandelijks per e-mail bezorgen.
Rijdt u zakelijke kilometers in uw eigen auto, dan onderbouwt de registratie uw kilometervergoeding. In 2026 mag een werkgever tot € 0,25 per kilometer onbelast vergoeden; ondernemers brengen hetzelfde bedrag ten laste van de winst.
Met een RFID- of iButton-lezer meldt elke bestuurder zich bij het instappen aan. De ritten komen dan op naam te staan en u draait per periode een overzicht van de bestuurderswissels uit.
Ja, mits u het vooraf uitlegt en vastlegt waarvoor u de gegevens gebruikt. Voor een systeem dat medewerkers volgt is doorgaans instemming van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging nodig. In het portaal bepaalt u bovendien per gebruiker wie wat mag zien.
Sluitend registreren zonder gedoe
We laten u graag zien hoe de registratie er in de praktijk uitziet.